EXCEL, PAPEL O SISTEMA: ¿QUÉ HERRAMIENTA DE REGISTRACIÓN SE ADAPTA MEJOR A MI NEGOCIO?

Si tenés un negocio seguro tenés alguna metodología de registración para tus transacciones. Podés llevar tus registros en papel, ir un paso más allá y registrar en un Excel que hiciste vos mismo, o tener un sistema de gestión que tuviste que contratar porque el Excel ya no te servía.

También puede suceder que no lleves ningún tipo de registro porque nunca comenzaste a registrar, o porque lo intentaste pero te desmotivaste en el camino.

Todos tenemos que registrar lo que hacemos, hasta en la vida personal es recomendable hacerlo. Llevar un registro de los ingresos y gastos que uno hace en la vida cotidiana ayuda a mejorar las cuentas, comenzar a ahorrar, ponerse objetivos, etc.

La elección de una herramienta que te permita registrar y tener datos concretos para tomar decisiones es vital para cualquier empresa, sea pequeña, mediana o grande. Es por ello que creemos que el momento de elegir qué metodología de registración se utilizará debe ser pensada mirando el futuro y no el pasado.

"Cómo registrás tus datos actualmente, determina la solidez y el rumbo de tu negocio en el futuro"

¿Qué metodología de registración me conviene elegir para mi empresa?

Como se dijo en la introducción, hay diferentes metodologías de registración. Cada una tiene sus pros y sus contras, y esto va a depender de la complejidad de las transacciones de la empresa, del nivel de presupuesto que se cuente para invertir en uno u otro método, de la cultura organizacional para adaptarse a nuevos procesos, entre otros factores.

A continuación, te presentamos un resumen de las distintas herramientas para que encuentres la que mejor se adapte a tu negocio.

✍🏼Papel y lápiz:

Se trata del método que deberías evitar, ya que el papel se pierde, se mancha o se rompe. Sin embargo es una buena manera de “salir del paso” y registrar alguna venta ocasional, o si no tenés otra forma de registrarla.

Lo adecuado sería intentar llevar ese registro a una herramienta digital para evitar que ese dato se pierda.

Este tipo de registración tampoco permite analizar grandes volúmenes de datos y aún si tu negocio tiene pocas transacciones, llevaría mucho tiempo sumar todas las ventas, todas las compras y llegar a un resultado final.

Pros:	Simplicidad. Accesibilidad. Bajo costo.
Contras:	Posible pérdida de datos. Dificultad para analizar datos. Ineficiencia.
Recomendable para:	Micro-emprendimientos de una sola persona y con pocas transacciones diarias o semanales.

📊Hojas de cálculo (Excel, Sheets, etc.)

Sin dudas es la forma de registrar transacciones o movimientos que todos alguna vez hemos utilizado.

Las hojas de cálculo, más específicamente Excel como la más conocida, han sido las primeras herramientas de registración de datos. Además, no existe sistema de registración complejo que no permita descargar reportes en dicho formato.

Si estás arrancando o tu nivel de actividad todavía no es tan complejo para pasar a un sistema que englobe todo, el uso de Excel, Google Sheets o alguna herramienta similar es lo ideal. Aquí se puede registrar todo lo que pase en tu negocio sin perder datos y con la posibilidad de analizarlos de manera eficiente.

Hoy en día Excel sigue siendo una buena opción, pero Google Sheets tiene otro tipo de funcionalidades, como la colaboración entre miembros del equipo sobre un archivo de una manera más fluida o el guardado en la nube de los datos que hacen que esta herramienta sea más práctica.

Pros:	Facilidad de uso para los colaboradores de la empresa. Organización. Automatización. Relativamente bajo costo. Permite el análisis de datos.
Contras:	Limitaciones ante grandes volúmenes de datos y complejidad. Riesgo de errores de tipeo. Seguridad limitada.
Recomendable para:	Emprendimientos o pequeños negocios donde una o pocas personas tienen acceso a la registración y a su vez existe una considerable cantidad de transacciones diarias o semanales.

💻Sistema de gestión

Estamos ante quizá el método más complejo, pero el más eficiente de todos. El hecho de migrar a un sistema de gestión implica que el uso de cualquier otro tipo de registración no te ayuda a llevar los números de tu empresa.

La utilización de demasiadas plantillas de excel no es eficiente y no permite que la organización tenga acceso a la información de manera rápida. Se debe centralizar la información para hacer más dinámico el uso de la misma.

Además, la utilización de un sistema implica que todos los movimientos y transacciones que se cargan al mismo están interconectados y permite la automatización de procesos.

Sin embargo, invertir en un sistema implica no solo el desembolso de dinero de manera mensual en concepto de suscripción (que puede no ser tan elevado si hablamos de un sistema sencillo), sino de capacitar a los miembros de la empresa a que lo utilicen de la manera correcta.

Pros:	Automatización en la carga de datos. Colaboración entre miembros. Acceso en tiempo real. Reportes avanzados. Escalabilidad. Mayor seguridad.
Contras:	Costo de instalación y suscripción mensual. Mayor proceso de aprendizaje. Rigidez en sus formatos y aspectos.
Recomendable para:	Medianas y grandes empresas, donde muchas personas tienen acceso a la registración y en diferentes áreas. La cantidad de transacciones diarias es elevada y es necesario que la información esté disponible para todos los miembros.

Si querés saber más sobre cómo implementar un sistema de gestión en tu PyME, te dejamos otro artículo que profundiza sobre el tema.

Si nunca registré datos, ¿cómo lo puedo hacer de la manera más sencilla para generar el hábito?

Desde MCCE siempre recomendamos que si nunca registraste tus transacciones, elijas la opción más sencilla posible. Empezar con un excel básico o formulario donde vas anotando ingresos y egresos en general, sin detallar en exceso, es un gran primer paso para comenzar a tener el hábito.

Quizá al poco tiempo te des cuenta que registrar todo a nivel global y sin ser detallista no te sirve y necesitas dar un paso más, pero lo más importante al principio es generar ese hábito.

¿Por qué debería migrar a otra herramienta y en qué momento hacerlo?

El hecho de ya tener un hábito y una metodología no implica que nunca cambies la manera en que registras tus transacciones. Todo forma parte de un proceso y si no adaptas tu forma de trabajar, tu crecimiento se verá limitado.

Entonces, ¿cuándo deberías pensar en cambiar la herramienta de registración?

El papel para registrar no permite la actualización constante de datos ni tampoco hacerse de la información rápidamente. Es un sistema arcaico que todos deben dejar atrás y pasar, al menos en principio, a una nueva forma de registración que aunque sea sencilla tiene mucho potencial.
Si tenés mucha cantidad de Excels que se conectan entre sí y con fórmulas difícilmente descifrables para cualquier usuario es señal de que Excel ya no sea la mejor opción y que debés dar un paso hacía adelante en la elección de un sistema de gestión que centralice y automatice la información, reduciendo errores y confusiones.
Por otro lado, una mala elección del sistema de gestión puede ser perjudicial para toda la organización. Si el sistema no se adapta a las particularidades del negocio, como puede ser una empresa productiva que contrate un sistema solo de comercialización, éste en definitiva no le resultaría de utilidad y la información que se obtendría estaría incompleta.

Como pudiste leer, hay varias metodologías de registración y la elección de cada una va a depender de cómo sea el negocio, su complejidad, lo que se busque lograr con la implementación de una u otra forma de registrar, etc.

Desde MC Consultora Empresarial te ayudamos a elegir la metodología que mejor se adapte a tu negocio. Además, hacemos un seguimiento sobre su implementación y evaluamos propuestas de mejora que te permitan seguir creciendo 🚀

-Guido Bassini

MC CONSULTORA EMPRESARIAL