En el marco de nuestra última exposición en las Jornadas Universitarias Nacionales de la Empresa Argentina (JUNEA), nos propusimos hacer una encuesta a distintos empresarios de la ciudad para conocer cuáles consideraban que eran los principales desafíos que afrontan las PyMEs para alcanzar el éxito. Nos encontramos con que la segunda respuesta más observada fue el escaso registro y análisis de datos.
El análisis de datos es una actividad clave para la toma de decisiones en cualquier empresa. Sin embargo, muchas veces se piensa que solo las grandes empresas, como Facebook, Google o Netflix, pueden aprovechar el potencial de los datos para mejorar sus negocios.
Como mencionamos en el artículo de análisis económico, es fundamental evaluar los números del negocio para planificar a mediano y largo plazo, controlar el desempeño de la empresa e identificar oportunidades de mejora.
El análisis de datos nos permite medir diversos indicadores que reflejan el estado financiero de la empresa.
Por ejemplo, podemos evaluar la rentabilidad global y por segmentos de clientes o productos, la liquidez, el endeudamiento, los plazos de pago y cobro, los ciclos de conversión, entre otros. Para ello, utilizamos moneda homogénea que permite ajustar los valores por inflación, de modo que las tendencias presentadas sean reales y comparables.
El análisis de datos no se limita a una perspectiva puramente financiera, sino que abarca otras dimensiones del negocio. Por ejemplo, desde la perspectiva de procesos, podemos medir indicadores relacionados con las operaciones, como los plazos de entrega, los costos de venta, los niveles de stock, etc. Desde la perspectiva de mercado, podemos obtener información sobre las tendencias de compra, los cambios en el comportamiento del cliente, los ciclos de venta, el ticket promedio, el volumen de devoluciones y reclamos, entre otros.
Para presentar estos indicadores de forma gráfica y clara, utilizamos Looker Studio, una herramienta que nos permite crear paneles personalizados de visualización de datos, a partir de reportes de compras, ventas, cobros y pagos que periódicamente son cargados al sistema.
BENEFICIOS
Analizar estos miles de datos que el negocio genera en su operatoria diaria tiene múltiples beneficios. Para ilustrarlos, compartiremos algunos casos de éxito que surgieron a partir de apoyar las decisiones con información confiable, real y oportuna:
Unidades de negocio diferenciadas.
Luego de analizar los costos y las ventas del negocio, descubrimos que una unidad de negocio consumía gran parte de los costos pero aportaba poco a la facturación final. Es decir, dicha unidad tenía una escasa rentabilidad frente a la otra que, con menores costos, era la principal generadora de ingresos.
A partir de estos datos se tomó la decisión de asignar mayor cantidad de recursos a la unidad más rentable, como personal, publicidad, inventario, espacio físico en el salón de ventas y más.
Políticas de cobranzas y su efectividad.
A partir de los análisis de datos sobre los plazos de pago de los clientes, se encontró que éste se encontraba en constante aumento desde hace años y, de seguir así, se podrían generar problemas de liquidez.
Para prevenirse de ello, se tomó la decisión de implementar una política de descuentos por pronto pago, con distintos beneficios a los clientes que cancelaban sus deudas a los pocos días de realizar la compra.
Rotación de productos.
El análisis de ventas permitió definir el margen y la rotación de ciertos productos del negocio.
Esto permitió tomar decisiones de compra y stock entre los productos más exitosos, y eliminar del punto de venta otros que resultaron tener una menor rentabilidad.
Segmentación de clientes.
En una empresa de servicios, el análisis de ventas y cobranzas permitió segmentar a los clientes según su “atractivo”.
De este modo, un tablero de comparación entre clientes brindó información relevante para priorizar a los más rentables, considerando no solo el volumen de compras, sino también el potencial de crecimiento, el precio pagado, los plazos y medios utilizados.”
Productos complementarios.
Mediante el análisis de tickets de cada cliente, pudimos identificar las distintas combinaciones de productos que cada uno compra en su visita al local.
Así determinamos, no solo los principales productos vendidos, sino sus complementarios. Con esta información se crearon ofertas específicas, y brindamos al equipo de atención al público un listado de productos complementarios que ofrecer cuando realizaban una venta.
Flujos de caja proyectados.
En una empresa con varias unidades de negocio, se procedió a evaluar el comportamiento histórico de compra en cada una y se descubrió una serie de ciclos que se replican año tras año.
Con esta información se determinó los momentos del año con mayor y menor movimiento de dinero, planificando distintas inversiones para el primero y protegiendo su liquidez para el segundo. Además, aprovechó los periodos de menor actividad para dedicar tiempo a capacitaciones de personal, mejoras de procesos y más.
Apalancamiento en costos fijos.
Al analizar el ritmo de crecimiento en una empresa y comprender su estructura de costos, se encontró un serio desajuste. Esto dado que el crecimiento era evidente y sostenido en el tiempo, mientras que la estructura de costos era demasiado baja y limitaba su potencial.
En base a ello se tomó la decisión de apalancarse en mayores costos fijos, invirtiendo en un espacio más amplio, nuevas máquinas y un mayor equipo de trabajo.
Desde MC Consultora Empresarial trabajamos constantemente con análisis de datos en empresas PyMEs. Hacemos apoyo en la generación del dato, buscando simplificar y mejorar el registro de movimientos para darle credibilidad a la información obtenida. Desarrollamos tableros de análisis que permiten visualizar todos los indicadores y parámetros expuestos anteriormente.
Mediante reuniones mensuales evaluamos lo observado junto al cliente para tomar distintas decisiones estratégicas y operativas. Por último, colaboramos en la implementación del cambio y realizamos un constante seguimiento de los mismos para monitorear sus resultados.
- MC CONSULTORA EMPRESARIAL
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