En muchas empresas las reuniones de trabajo no suelen ser algo recurrente, sino que suelen realizarse cuando existe alguna situación en particular, algo urgente o específico, es decir, lo que llamamos: reuniones ad hoc. Cuando este tipo de reuniones predomina en una organización suele ser un problema, ya que, puede llevar a una planificación caótica y a la falta de continuidad en las estrategias.
"Las reuniones ad hoc pueden ser necesarias en situaciones de crisis o para resolver problemas específicos, pero confiar únicamente en este tipo de reuniones puede llevar a una falta de comunicación continua y estratégica dentro de la organización."
-Patrick Lencioni
Lo que sería ideal aplicar y lo que aplicamos en MC Consultora Empresarial son las llamadas: reuniones de ritmo, es decir, aquella recurrentes en el tiempo, ya sean diarias, mensuales, trimestrales o anuales, que se establecen sin la presión de un tema urgente, asignando un día y un horario fijo, para llevarse a cabo de manera constante, sin necesidad de tener que volver a agendarlas.
En el ámbito del marketing, donde la creatividad es fundamental para el éxito, las reuniones de ritmo pueden ser especialmente beneficiosas, al proporcionar una estructura regular para la generación y discusión de ideas, para llevar a cabo una planificación proactiva y para desarrollar estrategias sostenibles. En MC las llamamos ✨Reuniones Creativas✨y actualmente tenemos este tipo de reuniones semanalmente con nuestros clientes.
Primer paso: Preparación
Este primer paso incluye 3 etapas:
ETAPA A: en primer lugar, es muy importante desarrollar una agenda clara con los puntos a tratar en la reunión en cuestión, es decir, una estructura, que proporcione una guía a seguir.
En MC realizamos una estructura para cada reunión y la dividimos en dos pilares muy importantes: lo que hicimos y lo que haremos. Por ejemplo: dentro de lo que hicimos, se repasa todo lo realizado en la semana, se revisan diseños, se resuelven dudas sobre la ejecución, etc; y una vez que está todo charlado, algunas actividades se darán por finalizadas (por ejemplo un diseño aprobado) y otras necesitarán modificaciones, por lo tanto se seguirá trabajando sobre ellas (por ejemplo un diseño que necesita modificaciones). Dentro de lo que haremos presentamos las nuevas propuestas, nuevas ideas, nueva planificación, es decir, en lo que estaremos trabajando hasta la próxima reunión.
ETAPA B: En segundo lugar, y una vez que ya tenemos la agenda lista, se deben seleccionar a los participantes de esa reunión, invitando solo a las personas imprescindibles para evitar que la reunión se alargue o se disperse de la agenda.
ETAPA C: En tercer lugar, es apropiado elegir un moderador, una persona designada para que asegure el cumplimiento de los objetivos de la reunión. Y sin dudas ¡no debe faltar alguien encargado de tomar notas!
Segundo paso: Ejecución
Llega el día y la hora preestablecida para la reunión y es hora de ejecutar todo lo pensado y planeado para la misma. Aquí el moderador tomará las riendas, y se irá charlando con el resto de los participantes cada punto mencionado en la agenda.
Este espacio, con todos reunidos alrededor de una mesa, es el espacio más oportuno para dialogar, debatir e intercambiar ideas, ¿Dónde más sino?. Es el espacio perfecto para la colaboración con el resto del equipo, por lo cual, es importante ir abierto a escuchar nuevas ideas y propuestas, como también ir predispuesto a cambios que puedan surgir.
A lo largo de la reunión se irán desprendiendo nuevas actividades a realizar, lo que nos lleva al tercer paso…
Tercer paso: Acción
Todo lo charlo en la reunión se debe tangibilizar. ¿Cómo podemos hacerlo?
Luego de la reunión, yendo a la toma de notas que se realizó durante la misma, podemos ver que se van desprendiendo nuevas actividades, o puede que también se modifiquen actividades anteriores. Lo importante es identificar cada actividad pendiente a realizarse y su respectivo responsable.
En esta instancia puede ser de gran ayuda tener una herramienta que permita asignar a cada participante determinada actividad, que permita asignar deadlines a esas actividades, y también que permita realizar un seguimiento de todos los participantes, de una manera visual que ayude a la organización de equipo.
Por ejemplo, en MC utilizamos como herramienta: Airtable, pero también hay otras herramientas que también son muy utilizadas como Notion, o Trello.
Lo importante no es que herramienta utilizar, sino que todo el equipo esté alineado y trabaje con congruencia en pos de un mismo objetivo. Por lo tanto ¡es válido que utilices la herramienta que te resulte más sencilla!
Como comentamos anteriormente, desde MC Consultora Empresarial, acostumbramos a hacer estas reuniones de manera semanal con nuestros clientes del módulo #OrdenandotuMarketing dada la importancia que tiene para nosotros estar alineados con ellos y tener un feedback constante de nuestro trabajo.
Es muy importante que ambas partes estén de acuerdo con lo planificado y lo ejecutado en cada actividad y esta hora de reunión donde están todos los participantes presentes, termina por aclarar ideas y dar nuevos horizontes.
-Milagros Álvarez
MC CONSULTORA EMPRESARIAL
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